Sistem hybrid working menjadi norma umum di tahun baru ini. Meskipun sistem ini sudah mulai diterapkan oleh sebagian besar orang sejak tahun lalu, transisinya bukan proses yang mudah dan cukup memakan waktu.
Guna meningkatkan efektivitas dalam proses transisi ini, berikut delapan tips memaksimalkan fitur Google yang bisa dicoba untuk tahun 2023 yang lebih produktif!
1. Manajemen waktu
Anda memiliki jadwal yang padat? Manfaatkan fitur kategorisasi warna pada Google Kalender untuk mengatur pembagian waktu kerja Anda. Dengan memberi warna (color code) pada setiap kegiatan, Anda bisa lebih menyeimbangkan penggunaan waktu antar aktivitas untuk mencapai tujuan Anda.
2. Atur informasi waktu dan lokasi kerja
Anda bisa menambahkan informasi lokasi tempat Anda bekerja, sehingga rekan kerja Anda dapat menjadwalkan waktu rapat tatap muka jika diperlukan.
3. Luangkan waktu untuk diskusi
Gunakan fitur “Slot janji temu” di Google Kalender untuk menyediakan waktu berdiskusi dengan rekan kerja Anda. Fitur ini mirip seperti fitur pemberitahuan ‘Out of Office’ (berada di luar kantor), di mana Anda juga bisa menambahkan jadwal luang Anda untuk rapat. Anda juga bisa membagikan versi Web dari Google Kalender untuk memudahkan pihak eksternal menjadwalkan waktu temu melalui halaman pemesanan tanpa perlu bolak-balik mengirimkan email persetujuan.
4. Cek to-do list dengan jelas
Aktifkan fitur Tugas di Google Kalender sehingga Anda tetap dapat melihat daftar pekerjaan yang harus diselesaikan. Anda dapat melacak tugas yang sudah melewati batas waktu dan Anda dapat menjadwal ulang deadline tugas jika belum diselesaikan. Fitur ini membantu Anda untuk mengetahui tanggung jawab dan menyelesaikan tugas setiap hari dengan cermat.
5. Saring email yang masuk untuk menentukan skala prioritas
Atur email masuk di akun Gmail Anda dengan mengaktifkan fitur filter. Misalnya, jika Anda mendapatkan banyak pesan masuk yang berupa buletin atau iklan, dengan menggunakan filter pada kata kunci “berhenti berlangganan”, email yang mengandung kata tersebut tidak akan langsung masuk di halaman utama inbox. Anda bisa mencarinya dan membacanya nanti ketika sudah memiliki waktu luang.
Selain itu, Anda juga dapat menambahkan filter untuk menandai email dari atasan untuk memastikan skala prioritas.
6. Mengirim email dengan lebih cepat
Gmail kini memungkinkan Anda membuat draft pesan lebih cepat dengan fitur Smart Compose dan Smart Replay, yang memberikan saran untuk melengkapi kalimat Anda. Kedua fitur ini dapat menghemat waktu mengetik.
Pastikan Anda juga menggunakan fitur Hover Action pada Gmail untuk menghapus atau menandai email di kotak masuk sebagai pesan yang belum dibaca, sehingga Anda bisa kembali membacanya ketika Anda sudah memiliki waktu luang.
7. Mengikuti jadwal rapat
Salah satu keistimewaan tentang fleksibilitas adalah gagasan untuk mengikuti waktu rapat tertentu pada waktu luang. Sekarang Google Meet memungkinkan Anda menonton rekaman rapat jika Anda melewatkannya, misalnya pada saat bepergian atau di zona waktu yang berbeda.
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan fitur transkrip otomatis yang bisa membuat transkrip meeting dari Google Meet langsung di Google Docs. Dengan fitur ini, Anda bisa mendapatkan intisari rapat tanpa perlu menonton ulang rekaman video.
8. Berkolaborasi lebih efektif secara online
Untuk membuat Google Docs baru, Anda bisa mengetik doc.new di tab browser Anda, atau ketik “@” di dokumen untuk melihat daftar orang dan konten terkait.
Semoga delapan tips ini dapat membantu menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas Anda di tahun depan!
Informasi lebih lanjut untuk menjadi ahli dalam mengoperasikan Gmail, Anda dapat menyimak artikel dari Laura Mae Martin, Pakar Produktivitas Google.
