Perum Jasa Tirta II (PJT II) telah meresmikan gedung arsip baru berkonsep modern yang berlokasi di sekitar Kantor Pusat Jatiluhur, Jawa Barat, pada 30 Juni 2024. Gedung arsip ini dilengkapi aplikasi kearsipan berbasis teknologi informasi untuk mengelola kearsipan agar mudah diakses.
Manager IT PJT II, Ferry Brumi menyampaikan bahwa implementasi digitalisasi pengelolaan kearsipan ini merupakan bagian dari pelaksanaan Roadmap Penerapan Teknologi Informasi Tahun 2020-2024.
Transformasi digital ini penting mengingat wilayah kerja PJT II yang sangat luas meliputi Wilayah Sungai (WS) Citarum (Jawa Barat), WS Ciliwung-Cisadane (Jawa Barat dan DKI Jakarta), WS Cimanuk Cisanggarung (Jawa Barat), WS Cidanau Ciujung Cidurian (Banten), dan WS Seputih Sekampung (Lampung).
Area bisnis PJT II meliputi Air Minum Dalam Kemasan (AMDK), hotel dan pariwisata, PLTA dan EBT, aset dan properti, SPAM, layanan diklat sumber daya air, dan laboratorium. Sementara penugasannya meliputi penyediaan air baku untuk PDAM kabupaten/kota dan pengelolaan sumber daya air (SDA) untuk irigasi.
Transformasi digital di PJT II antara lain bertujuan untuk mempercepat proses bisnis dengan adanya automatisasi proses hingga penyusunan laporan keuangan, serta meningkatkan produktivitas perusahaan. “Tujuan berikutnya, membantu meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan dan mempermudah pelaksanaan monitoring layanan yang diberikan kepada pelanggan,” terang Ferry saat penjurian Indonesia Digital Innovation & Achievement Awards (IDIA) 2024 yang digelar oleh Business Asia Indonesia.
Transformasi digital juga bertujuan mendukung ketersediaan data dan informasi tepat waktu dan akurat untuk mempermudah proses pengambilan keputusan manajemen, serta meningkatkan value perusahaan. Menurut Ferry, untuk mencapai tujuan tersebut, perlu didukung transformasi dari sisi people, process, ICT, area, dan regulasi yang ada.
Lebih lanjut ia menyampaikan bahwa PJT II telah menyusun Roadmap Penerapan Teknologi Informasi Tahun 2020-2024 dan saat ini sudah menyiapkan roadmap untuk tahun 2025-2029. Implementasi digitalisasi pengelolaan kearsipan ini masuk dalam roadmap PJT II tahun 2024.
Digitalisasi pengelolaan kearsipan baru dilaksanakan karena PJT II memprioritaskan penerapan teknologi informasi pada bidang lain seperti proses pengadaan barang dan jasa, human resource management, pengelolaan SDA, dan core bisnis PJT II.
Ferry menjelaskan, Berdasarkan dokumen induk perencanaan IT (IT Masterplan) terdapat tiga kelompok yang saat ini telah dibangun selama 5 tahun yaitu kelompok aplikasi pendukung unit-unit kerja di lingkungan Direktorat KSMR dan Direktorat lainnya, Direktorat PU, dan Direktorat OP. “Untuk aplikasi kearsipan masuk dalam kategori digital office yang berada di bawah Direktorat Keuangan, SDM, dan Manajemen Risiko,” imbuhnya.
Ferry menyampaikan bahwa pedoman pengelolaan kearsipan berpedoman pada Peraturan Direksi No 7 Tahun 2021 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan PJT II. Sejak pedoman dikeluarkan, pengelolaan arsip masih dilakukan secara manual.
Saat ini, PJT II mengelola dua jenis arsip yaitu arsip vital dan arsip inaktif. Arsip vital terdiri dari sertifikat (lebih dari 100 sertifikat tercatat) dan arsip pembebasan lahan (sekitar 5 ribu arsip tercatat). “Untuk arsip inaktif, pada 2024 PJT II mengelola lebih dari 30 ribu arsip inaktif. Arsip inaktif ini adalah arsip dengan frekuensi penggunaan yang rendah untuk administrasi perusahaan. Arsip ini akan dimusnahkan jika telah melewati Jadwal Retensi Arsip (JRA),” terang Ferry.
PJT II sudah memiliki gedung arsip sejak 2021. Pada 2024, PJT II meresmikan gedung arsip baru yang lebih baik dan memadai. “Kita siapkan juga aplikasinya untuk mendukung pengelolaan arsip di PJT II,” imbuhnya.
Pada kesempatan tersebut, Ferry memaparkan tantangan dan solusi pengelolaan arsip di PJT II. Pengelolaan arsip secara manual menyebabkan perusahaan kesulitan mengontrol akses arsip. Solusinya, PJT II mengimplementasikan sistem otorisasi berbasis peran untuk kontrol arsip, serta menyediakan fitur pelacakan dan notifikasi otomatis. Solusi ini diharapkan dapat meningkatkan keamanan informasi dan kontrol akses.
Pencatatan arsip secara manual bisa menyebabkan data pengembalian arsip tidak terjamin dan ada potensi arsip tersebut hilang. “Solusinya adalah penerapan sistem pencatatan peminjaman terintegrasi dengan pengingat otomatis,” tutur Ferry.
Untuk mengatasi pencarian arsip yang lambat, aplikasi kearsipan menyediakan fitur pencarian cepat dan pengelompokkan arsip yang jelas. Manfaatnya untuk mempercepat proses pencarian arsip serta meningkatkan efisiensi waktu. “Untuk mengatasi adanya arsip penting yang dimusnahkan terlalu dini atau arsip kadaluarsa yang tidak segera dihancurkan, kami menetapkan jadwal retensi otomatis dalam sistem manajemen arsip sesuai regulasi dengan pengingat otomatis,” terang Ferry.
PJT II juga melakukan digitalisasi arsip fisik dengan sistem penyimpanan cloud serta menerapkan backup berkala untuk perlindungan data arsip. “Dengan menerapkan aplikasi kearsipan ini kita memberikan pelatihan bagi staf untuk menggunakan sistem digital secara efektif dan menerapkan otomatisasi untuk mengurangi beban kerja manual,” imbuhnya.
Fitur-fitur yang ada di aplikasi kearsipan PJT II meliputi fitur Pengelolaan Master Data, Pengelolaan Arsip Vital, Pengelolaan Arsip Inaktif, Peminjaman Arsip, Pemusnahan Arsip, dan Pemindahan Arsip (Integrasi Jativio).
Ahmad Choirul dari PJT II menambahkan bahwa aplikasi pengelolaan kearsipan ini masuk dalam lingkup digital office yang sudah memiliki Jativio, aplikasi untuk pendistribusian naskah dinas di lingkungan PJT II dan disposisinya. Tahun depan, PJT II berencana membuat portal digital signature bekerja sama dengan PERURI. “Arsip-arsip inaktif ini berasal dari aplikasi Jativio yang sudah melewati masa aktif kemudian masuk ke aplikasi kearsipan untuk dikelola,” pungkas Choirul.
